Документите на Google са най-добрата безплатна алтернатива на Microsoft Office. Освен това Google Документи осигурява гъвкавостта да бъде уеб-базирано приложение; няма нужда да се инсталира на локалния ви компютър. Google предлага Google Листове, които да заменят Microsoft Excel, и има повече уеб-базирани приложения от Google, които да заменят Microsoft Word, PowerPoint и Forms (Създаване на Google Форми) подобно на офис инструменти.

По подразбиране Google разрешава споделянето на Google Документи или Google лист с други потребители с валиден идентификационен номер в Gmail. Можете да ограничите достъпа им до документа на различно ниво, като изглед / коментар / редактиране и т.н. Google Spread Sheet може да има няколко листа и няма лесно решение за споделяне на тези отделни листове с членовете на екипа ви.

Ще обсъдим решение за споделяне само на определен лист от няколко листа Google Spread Sheet.

Стъпка 1: Защитете Google Spread Sheet (първичен), за да ограничите достъпа до определени хора

Тази стъпка е много важна, тъй като ще използваме връзка за споделяне на основния документ с друг потребител. Документите на Google могат да се гледат публично или да се виждат от всеки, който има връзка за споделяне. Можете да промените този достъп и да ограничите само до определени членове, които разрешите.

Отворете необходимата електронна таблица на Google (казваме първичен лист) и кликнете върху бутона Споделяне в горния десен ъгъл на документа. Сега кликнете върху Разширени от прозореца „ Споделете с другите “. Сега ще бъдете Прозорец Share Settings, кликнете върху връзката „ Change “. Изберете “ Off - Specific people ” от следващия прозорец за споделяне на линкове и кликнете върху Бутон за запазване .

Тази стъпка е от решаващо значение, тъй като ще разкриете връзката за споделяне с екипа си и трябва да се уверите, че няма да имат достъп до цялата електронна таблица с тази споделена връзка.

Стъпка 2: Изтеглете връзката с Google Sheet Share

След като изпълните горната стъпка, сега ще се върнете в прозореца „Настройки за споделяне“ и ще можете да копирате връзката от прозореца за споделяне. Запазете тази връзка в бележник или някъде за бъдеща употреба. Ако пропуснете тази връзка, винаги можете да се върнете на този екран и да получите линка за споделяне.

За да получите връзката за споделяне на Google Sheet от основния екран, кликнете върху Споделяне> Разширени> Връзка за споделяне. Като алтернатива можете да получите същата връзка от Меню Файл> Споделяне> Разширени> Връзка за споделяне.

Стъпка 3: Създайте нова електронна таблица на Google (вторична), за да споделите с членовете на екипа си

Сега трябва да създадете нова електронна таблица, която да споделите с потребителя. Това е листът, който ще споделите с екипа си. Просто отидете в прозореца на приложението Google Sheet и създайте нова електронна таблица с валидно име. На този етап не е необходимо да се въвеждат никакви данни в този лист.

Стъпка 4: Импортирайте електронната таблица на Google към нова Google Лист

Е, в тази стъпка ще импортираме необходимия отделен лист Google от основния документ в новия Google Spread Sheet (вторичен), който сте създали в Стъпка 3. Ще използваме функция, наречена “IMPORTRANGE” . Синтаксисът е: -

IMPORTRANGE (spreadsheet key, range_string)

Избрахме ред A1, за да въведем заглавието на спред и да използваме ред A2, за да вмъкнем функцията. Функцията за импортиране е така;

=IMPORTRANGE(“sheet (primary) share link”, ”share sheet name!share range start column: share range end column

В нашия пример добавихме следния URL и натиснете Enter, след като завършите. В тази функция URL адресът е същият, който имаме в Стъпка 2, обобщението е името на раздела или листа от Основен спред на Google, а А & F са диапазоните на клетките, които искате да споделите. Не забравяйте да вмъкнете „!“ след името на листа и ':' между буквите от редове във функцията.

=IMPORTRANGE(“//docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxx”, ”Summary!A:F”)

Сега ще видите на A2 “#REF! и задръжте курсора върху него и кликнете върху Разрешаване на достъп. Вторичният лист ще импортира стойностите сега от основния указан раздел / лист Google Spread Sheet.

Този трик ще импортира само стойностите от основния лист. Трябва да се погрижите за стайлинг и преименуване на вторичния лист според вашите изисквания.

Стъпка 5: Осигурете ограничен достъп на членовете си до нов лист на Google

Трябва да определите ограничения достъп до членовете на екипа си. Кликнете върху бутона „Споделяне“> „Споделяне с други хора“> Въведете Gmail адреса на члена на екипа си> Променете достъпа от „Може да редактирате“ на „Може да коментирате“. Тази стъпка предпазва новите потребители на електронната таблица на Google да променят връзката за споделяне, която може да изложи повече информация, отколкото възнамерявате да споделите.

Сега приключвате с споделянето на раздела Google Spreadsheet. Всеки път, когато правите промени в раздела Основна електронна таблица, стойностите на вторичния лист автоматично ще се актуализират с основните стойности на таблицата.

Можете да използвате това решение, за да споделяте отделни раздели на електронна таблица на Google с отделни членове от екипа си.

Можете да започнете 14-дневен пробен период с Google App (G Suite) и да спестите 20% на потребител за първата година като клиент. Моля, използвайте тази връзка към Google App: //goo.gl/oHwGKC

Код за отстъпка: Y4UEE7ETCXPKTKE, ​​Y4XD4LRP9YHQWY9, Y64LCHMCUKFX7CL, Y69X6HRFKEM3ECK, Y6EHANCHVMJNM3F

Google ви позволява да създавате, работите и споделяте тези офис документи с вашите съотборници или офис-партньори с валиден профил в Gmail. Красотата на това уеб приложение е, че повече от един член може да работи по този документ в даден момент; идеално решение за проектиране на училищния проект с екипа ви.

Това решение е много полезно за училищата, малкия бизнес, където искат да споделят отделни листове с определени хора. Решението е малко трудно, но работи добре и лесно за изпълнение. Нека да вземем един пример на Google Spread Sheet с два листа и ще ви покажем как да споделяте само листа с име „Резюме“ с един от членовете на екипа.

Единственият недостатък е, че трябва да създадете отделни вторични електронни таблици на Google за всеки член на екипа ви, но това ще ви даде висока сигурност и основната ви електронна таблица ще бъде изолирана и защитена от другите членове на екипа.